March 1, 2022

Budgetera personalkostnader mer datadrivet

Vanligtvis saknar processen för att budgetera personalkostnader både kontroll och struktur, vilket gör att många brottas med hantering av lön, bonus, sjukfrånvaro, semester och pension på ett tidskrävande och komplicerat sätt. Datadriven personalbudgetering skapar tydligare arbetsfördelning och ger stöd för analys mer effektivt, men i vilken ände ska man börja för att nå dit?

I februari höll vi i ett webinar där vi berättade hur moderna och digitaliserade verktyg bemästrar utmaningarna  med personalbudgetering, i den här bloggposten får du en sammanfattning av webinaret.

Är du intresserad av att se webinaret i efterhand? Då är du varmt välkommen att se den inspelade versionen kostnadsfritt HÄR.

Ett bra systemstöd för ett effektivare arbete

För att uppnå en datadriven personalbudgetering är det första steget att skaffa sig ett bra systemstöd som bidrar till att manuella och tidskrävande justeringar sköts på ett mer effektivt sätt. I många fall kan justeringar göras på olika sätt i olika delar av verksamheten, därför är det en fördel att samla ihop och synkronisera dessa som i sin tur skapar en bättre struktur genom ett bra systemstöd.

Kontroll med central administration

Med ett bra systemstöd följer central administration som kan vara en utmaning i personalbudgeteringen idag. En avsaknad av det leder till en svårighet att erhålla en helhet och likaså behöver gemensamma regelverk kommuniceras till olika avdelningar på ett tidskrävande sätt. Därför är den centrala administrationen en viktig faktor för möjlighet till att få information på ett och samma ställe som slår på alla avdelningar samtidigt.  

Central administration förvaltas på bästa sätt med hjälp av ett uppsatt regelverk efter behov och krav, det gör underhållet mycket smidigare och ger en möjlighet att administrera direkt i verktyget. Behörighetsstyrning är ofta en utmaning med dagens komplexa data, men med ett modernt system är det enkelt att bestämma vem som ska få se och budgetera vad. Statusar och flöden kan också underlätta arbetet eftersom det blir tydligare för vad varje person förväntas budgetera.

Ansvarsfördelning i verksamheten

Hantering av komplexa löneregler, lönearter och förmåner kan vara komplicerat och regelverk kan också skilja sig mellan både verksamheter och länder. Det är därför en stor fördel att ha en tydlig ansvarsfördelning för att skapa sig en kontrollerad överblick av sin personalbudgetering.

I ett modernt verktyg finns det stöd för att sätta upp och administrera regler centralt av till exempel en HR-funktion medan varje personalansvarig kan budgetera sitt kostnadsställe och hantera sina anställda i ett personalregister. Det gör att ansvarsfördelningen blir enklare och resultatet visas i en gemensam konsoliderad vy där alla får ta del av kostnaderna som är kopplade till personal.

Bilden visar hur en tydlig ansvarsfördelning mellan HR-funktion och personalansvariga kan se ut.

Drivarbaserad budget för smidigare analys

Att arbeta drivarbaserat med sin budget genom en s.k. ”modell-till-modell”-process är av stor fördel. Där görs inmatning i en vy som varje person känner igen och med hjälp av drivare, som helt enkelt är beräkningar i bakgrunden, slussas data vidare dit det hör hemma – i vyer för analys, kostnadsuppställning eller resultaträkning.

Planacy ett systemstöd för budget, prognos och planering

Det går att erhålla en central administration, tydlig ansvarsfördelning och drivarbaserad budget med hjälp av Planacy, en webbaserad plattform för budget, prognos och planering. Plattformen kan integreras till olika visualiseringsverktyg för mer kraftfull analys och kan skräddarsys efter varje verksamhets unika processer och behov, oavsett bransch. Business Vision är sedan flera år tillbaka partner med Planacy och tar ett heltäckande ansvar för leveransen av projektet.

Power BI ett visualiseringsverktyg i världsklass

Power BI är det ledande analys- och visualiseringsverktyget på marknaden och en integration till verktyget gör att budget- och prognosprocessen sammanflätas med analys, rapportering och visualisering.

Möjligheten till att komplettera Planacy med Power BI är ett fantastiskt tillvägagångssätt för att skapa ett bättre stöd för hela arbetsprocessen och arbeta mer datadrivet. Power BI bäddas enkelt in och blir en del av Planacy, det möjliggör en smidig växling mellan verktygen och en möjlighet att komplettera med data från andra system eller datalager.  Med hjälp av ett bra analysstöd som Power BI går det att vrida och vända på data för att följa upp allt ännu mer detaljerat.

Så här gör du för att ta dig till nästa steg

Att bli den datadrivna organisationen som hanterar personalbudgeteringen med en klackspark är inte långt borta. För att ta det första steget erbjuder vi på Business Vision ett kostnadsfritt möte för vidare information om hur vi skulle kunna hjälpa er att budgetera personalkostnader mer datadrivet, tveka inte att höra av dig till oss HÄR.

Funderar du på hur ni skulle kunna komma igång med Power BI? Vi erbjuder även Power BI mentoring som är ett perfekt koncept för er som vill lära er verktyget och kunna bygga egna rapporter, läs mer om det HÄR.

Vill du att din verksamhet ska bli mer datadriven?

Boka gärna in ett möte med oss där vi kan berätta mer om hur vi kan hjälpa just din verksamhet att bli mer datadriven. Vi erbjuder bland annat möten, demos, behovsanalyser och startpaket.

Kontakta oss