Från Excel till Planacy

Excel är ett fantastiskt verktyg, om det används rätt. Med Excel går det att manipulera data, bygga avancerade lösningar och uträkningar, visualisera data grafiskt och skapa pivottabeller.

Problemet uppstår dock så fort antalet användare av Excel-filen når pluralis och använder Excel-filen samtidigt. Då minskar tilliten till datan, risken ökar för att information skrivs över, och det blir oklart vilken version som faktiskt innehåller den senaste uppdateringen.

Trots det så används Excel för sånt som verktyget inte riktigt är byggt för. Budget och prognos är ett typiskt exempel. Med ett dedikerat planeringsverktyg som Planacy blir budget- och prognosprocessen istället effektiv, säker och pålitlig.  

Vi visar steg för steg hur vi gick från en Excelbudget till en dynamisk budget i Planacy. I exemplet nedan ser vi hur Excel används för att mata in budgetdata för en hotellverksamhet.  

Med beläggningsdatan som grund matas resten in per konto i nästa flik. En del celler räknas ut automatiskt baserade på beläggningsdatan och en eller flera parametrar.

I kontobudgeteringen så stansas data in per konto och månad per de konton som inte styrs av beläggningsfliken. Det går dock inte att mata in ett värde på toppen som sedan fördelas ner baserat på exempelvis utfall från föregående år, vilket vi såklart vill kunna göra.

För att gå från detta smått begränsande arbetssätt till ett mer dynamiskt i Planacy börjar vi lite om från början. Utifrån originalfilen så byggdes först en prototyp i Excel (såklart) där alla parametrar som kunde hittas bröts ut, se exempel i figur 3.

Att jobba med parametrar hjälper dig att få överblick och det möjliggör även en enkel analys av vad som händer när parametrar ändras.  

Nästa steg var att skapa en prototyp för hur beläggningsinmatningen skulle kunna se ut.  

Det viktiga här är att en beläggning x snittpris x antal rum ger en rumsintäkt där vi får antal rum ifrån beräkningen i nästa mall med inmatning av konstanter per månad.

Där anges antal hotellrum, dagar per månad och pris för frukost. Det som kräver den största tankemödan är att korrekt bedöma beläggningen och snittpriset per månad. Här finns dock en hel del referensdata att utgå från.  

Här lämnar vi världen av Excel och kliver istället in i Planacy. Baserat på prototypen ovan så byggdes i princip samma sak i Planacy. På vår första mall så matar man in sina parametervärden som sedan slår igenom på resten av hotellbudgeten.

På nästa mall så görs kanske det svåraste jobbet att per månad bedöma beläggning och snittpris. Baserat på dessa två antaganden plus en del basinput såsom frukostkostnad, antal dagar per månad och tillgängliga hotellrum per månad så får man grunden till sin budget.

I den tredje mallen läggs en del relativt statiska värden in per månad såsom antal tillgängliga rum, dagar per månad samt bar- och dryckintäkter.

I den fjärde mallen ser vi sen våra låsta framräknade poster per konto och kan dessutom antingen fördela en klumpsumma från toppen baserat på utfall från föregående år eller gå ner på enskilt konto och månad och peta in enskilda värden. Det som görs här skickas givetvis direkt vidare till Planacys resultaträkning där man antingen kan kika på denna resultatenhet isolerat eller sätta dessa siffror i en aggregerad kontext och få fram en total resultaträkningen med koncernens budget.

Med den här processen så kan flera personer vara inne och tycka till om budgeten. På köpet får man även en statushantering med roller och olika behörigheter. I Planacy kan man även numera implementera en sorts radsäkerhet där vissa användare bara ser och ansvarar för vissa rader i en mall, vilket ger säkrare data.  

Detta är ett av många väldigt olika exempel på förbättringar av en budgetprocess som vi implementerat genom åren. Vill ni också gå från "X-hell" till Planacy? Kontakta oss så berättar vi mer om hur just er process skulle kunna förbättras.