Nyckeln till framgång i fastighetsbranschen

Vi på Business Vision har lång erfarenhet av att hjälpa aktörer inom fastighetsbranschen att på ett effektivt sätt prognosticera och analysera sin data – allt för att möjliggöra välgrundade och träffsäkra beslut. I det här inlägget går vi igenom de viktigaste faktorerna för en framgångsrik budgeteringsprocess, och hur prognoser kan stötta fastighetsbolag i att nå sina finansiella mål. Vi delar också med oss av ett konkret exempel på hur vi hanterar prognostisering av kontrakterade intäkter – ett område där många möjliga beslut bidrar till att göra systemstödet komplext.

Fastighetsbranschen har, som många känner till, gått igenom några utmanande år med ständigt föränderliga förutsättningar. Pandemi, konjunktursvängningar och inflation är bara några exempel på hur snabbt läget kan förändras. Därför är det viktigare än någonsin för företag att ha en robust budget- och prognosstrategi som är både flexibel och enkel att följa upp. Vi menar att ett modernt systemstöd är en förutsättning för att kunna hantera denna komplexa verklighet på ett effektivt sätt.

Att med hjälp av ett bra system kunna förutse framtida kostnader, intäkter och kassaflöde exempelvis genom what-if analyser ger företag en konkurrensfördel och möjliggör bättre och mer informerade beslut.  

Att med hjälp av ett kraftfullt system kunna förutse framtida kostnader, intäkter och kassaflöde, till exempel genom what-if-analyser, ger företag en tydlig konkurrensfördel. Det möjliggör bättre och mer välgrundade beslut, samtidigt som det skapar trygghet i planeringen framåt.

‍

Utmaningar för fastighetsbolag

Fastighetsbolag står inför flera utmaningar som kan påverka deras budget och prognoser. Några av de mest framträdande är:

• Marknadsvolatilitet: Förändringar i räntor, efterfrågan och ekonomiska förhållanden för hyresgäster kan leda till osäkerhet, vilket gör det svårt att förutsäga intäkter och kostnader.

• Konkurrens: Ett allt tuffare marknadsläge gör att fastighetsbolag behöver investera mer i marknadsföring och innovation för att särskilja sig och behålla sin position.

• Hållbarhetskrav: Den 1 juli 2024 trädde CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) i kraft. Direktivet ställer krav på vilken information företag måste redovisa kring sin påverkan på hållbarhetsfrågor. Utöver lagkraven ökar även trycket från investerare och kunder – något som ofta innebär ökade kostnader för anpassning och investeringar i miljövänliga lösningar.

‍

Hur Planacy kan hjälpa till

Till Planacy importeras finansiellt data, HR-data och kontraktsdata som referensmaterial. Utifrån dessa skapas ett välgrundat utgångsläge för prognostisering, som sedan används som beslutsunderlag inför framtiden. En av Planacys stora styrkor är hur enkelt det är att fördela siffror top-down – med stöd för i princip vilka fördelningsnycklar som helst.

Budgetprocessens delar

1. Dataanalys: Innan budgeten upprättas är det viktigt att analysera tidigare resultat och aktuella marknadsförhållanden. Genom att använda historisk data kan företag identifiera trender, möjligheter och potentiella risker. Här ser vi Power BI som ett utmärkt verktyg för att analysera och visualisera nyckeltal, utfall och prognoser över tid – och därmed skapa en tydlig grund för kommande beslut.

2. Målsättning Tydliga och mätbara mål är avgörande för en framgångsrik budget- och prognosprocess. Målen bör utgå från både kortsiktiga och långsiktiga strategier – till exempel att öka hyresintäkterna eller minska driftkostnaderna. Vi rekommenderar att man arbetar kontinuerligt med att definiera, följa upp och förbättra sina KPI:er. Har man en handfull väldefinierade KPI:er (där det är tydligt hur de beräknas) som används som grund för både uppföljning och beslut, blir det också lättare att både sätta och mäta relevanta mål.

3. Budgetfördelning: Fördela resurser utifrån tydliga prioriteringar – det kan handla om investeringar i renoveringar, marknadsföring eller ny teknik som ökar driftseffektiviteten. Inom fastighetsbranschen krävs det att man ständigt agerar på förändringar i omvärlden och fattar beslut på kontraktsnivå, något som naturligtvis behöver vara en integrerad del av prognosarbetet. Med våra förkonfigurerade moduler i Planacy får ni ett kraftfullt stöd för att analysera och förstå vilka konsekvenser olika beslut får för er kontraktsstock och, i förlängningen, era intäkter.

4. Övervakning och justering: Budgeten är inte statisk – den behöver följas upp och justeras löpande utifrån aktuella resultat för att företaget ska kunna hålla kursen. Med Planacy som verktyg blir det enkelt att skapa nya scenarier, justera start- och slutperioder samt arbeta med olika versioner, som P1, P2, P3 och så vidare. För den som vill arbeta rullande finns också goda möjligheter att bygga in ett kontinuerligt prognosflöde som alltid speglar den senaste informationen.

‍

Demoexempel – fastighetsbolag i Planacy  

I vår demomiljö har vi satt upp exempel på hur vi har löst budgeteringen för fastighetsbolag.  

Demon omfattar bland annat delar som:

• Hyreshöjning: Här hanterar vi en mindre intäktsström i form av hyresbostäder och garage, där det räcker att ange en schablonhöjning i procent samt vilken månad höjningen ska träda i kraft.

• Central inmatning av kostnader: Många kostnader är av central karaktär, och i denna process går det att mata in förväntade kostnader per konto.

• Handlingsplan per kostnadsställe: I denna process stöttar vi fastighetsbolaget i det löpande projektarbetet – till exempel vilka ombyggnationer, reparationer eller andra åtgärder som planeras under det kommande året. I andra sammanhang har vi även byggt ut processen till att omfatta hela projektflöden, inklusive hållbarhetshantering, attestflöden och mer.

‍

Intäktsplanering

I vår demomiljö finns även en process för att hantera kontraktsintäkter, där vi fokuserar på kommersiella hyresavtal. Just denna del kräver ofta omfattande stöd för förvaltare, och processen är därför utformad för att ge tydlig vägledning och flexibilitet i hanteringen.

Processen består av fem olika mallar som i princip kan bearbetas från vänster till höger. De tre första mallarna längst till vänster fungerar som beslutsmallar, där samtliga objekt på ett kostnadsställe är fördelade beroende på status – om objektet är vakant, har ett kontrakt som förfaller eller löper vidare under prognosperioden.  

‍

Om beslut tas att lägga upp ett nytt avtal, initieras det i någon av de tre första mallarna genom att markera checkboxen ”Nyupplägg av avtal”. När detta görs skapas ett nytt avtal som automatiskt förs över till och hanteras vidare i mallen ”Nyupplagda avtal”.

‍

‍

I mallen “Nyupplagda avtal” anges sedan de kontraktsspecifika detaljerna, såsom bashyra, rabatter och övriga villkor. Därefter kan ytterligare justeringar göras i mallen Detaljjustering, där det är möjligt att finjustera inmatningen på månadsnivå för att spegla mer exakta förhållanden.

‍

‍

Andra typer av beslut som kan hanteras i processen är “Vakant efter löptid" som används när ett avtal förväntas avslutas och objektet därefter blir vakant, istället för att avtalet antas löpa vidare eller "Stoppa avtal" som gör det möjligt att avsluta ett avtal i förtid, innan den ordinarie löptiden har löpt ut.

Utöver dessa beslut hanterar processen även indexering av kontrakten, där olika hyresslag kan justeras med olika index. Det innebär till exempel att bashyran kan räknas upp med ett index, medan el eller andra tillägg indexeras med ett annat – allt för att spegla verkligheten så noggrant som möjligt.

‍

‍

All data samlas till slut i en resultaträkning – som kan anpassas nästan helt efter behov. I Planacy finns även stöd för att hantera olika kontoplaner och resultaträkningsstrukturer beroende på organisatorisk enhet eller aggregeringsnivå, vilket gör det möjligt att skapa relevanta och träffsäkra rapporter oavsett hur verksamheten är uppbyggd.

‍

‍

Sammanfattningsvis

Budget och prognoser är långt mer än bara verktyg för att hålla koll på siffror – de är en central del av den strategiska planeringen och en nyckel till framgång i fastighetsbranschen. Genom att investera tid och resurser i dessa processer kan företag bättre navigera genom osäkerheter och samtidigt maximera sina möjligheter.

Med kombinationen av Planacy, Microsoft Fabric och vår expertis på Business Vision skapas de bästa förutsättningarna för en lyckad implementation av ert nästa prognossystem.

Alla exempel vi nämnt ovan är naturligtvis konfigurerbara, men det är alltid värdefullt att ha en tydlig utgångspunkt när en ny lösning ska formas. Samtliga exempel finns uppsatta i vår demomiljö – och vi visar dem gärna om du vill veta mer!