Så skapar ni en gemensam grund för planering, rapportering och analys

Budget och prognos bygger ofta på samma grunddata som används i verksamhetens rapportering och analys. Historiskt utfall, konton, organisation, projekt och andra gemensamma strukturer behöver finnas tillgängliga i planeringsprocessen, samtidigt som de används för uppföljning och andra datadrivna behov.

En viktig fråga blir därför: vilken data och logik bör vara gemensam för planering, rapportering och analys – och vad är specifikt för själva planeringsprocessen?

Undvik att förvalta gemensam logik på flera ställen

En planeringslösning behöver både data och affärslogik. Budget, prognos, scenarier och fördelningar ställer dessutom krav som ofta är specifika för just planering. Utmaningen uppstår när data, strukturer och affärslogik som används på flera håll i verksamheten byggs upp och förvaltas separat i planeringslösningen. Om exempelvis historiska utfall, organisationsstrukturer eller definitioner av nyckeltal hanteras på ett sätt i planeringslösningen och på ett annat i rapporteringen skapas parallella datamodeller. Samma information och logik kan då behöva underhållas på flera ställen.

Martina Bråvi, som arbetar med bland annat planeringslösningar på Business Vision, beskriver utmaningen:

”När gemensam data och affärslogik byggs separat i planeringsverktyget ökar risken att strukturer, definitioner och beräkningar börjar skilja sig från det som används i uppföljningen.”

En gemensam dataplattform

En central dataplattform kan minska behovet av parallella lösningar. Med exempelvis Microsoft Fabric kan data från olika källsystem samlas, bearbetas och kvalitetssäkras för att sedan göras tillgänglig för flera användningsområden. Det innebär inte att Fabric behöver vara systemet där verksamhetens masterdata skapas och underhålls. Kontoplanen kan exempelvis ha sitt ursprung i ekonomisystemet, fastighetsregistret i fastighetssystemet och organisationsinformationen i ett HR- eller affärssystem. Information från dessa system kan i stället harmoniseras i dataplattformen och bilda gemensamma dimensioner och strukturer som kan återanvändas i planering, rapportering och analys.

Låt systemen göra det de är bra på

Gemensam data och återanvändbar affärslogik bör hanteras så att den kan användas av flera processer. Planeringsspecifik logik som exempelvis scenarier, fördelningsmodeller, prognosantaganden och arbetsflöden – hör däremot naturligt hemma i planeringslösningen. Det handlar alltså inte om att flytta all data eller logik till dataplattformen, utan om att undvika att samma sak byggs och förvaltas flera gånger.

Ett sammanhängande flöde

Samspelet mellan dataplattformen och planeringslösningen går i båda riktningarna. Historiska utfall och gemensamma strukturer kan göras tillgängliga från dataplattformen för budget och prognos. När planeringen är klar kan budget- och prognosdata föras tillbaka till dataplattformen och användas i jämförelse med utfall och annan verksamhetsdata.

Flödet kan förenklat beskrivas så här:

Källsystem → dataplattform → planering → dataplattform → rapportering och analys

På så sätt kan exempelvis Power BI använda utfall, budget och prognos tillsammans utan att varje rapporteringslösning behöver bygga egna integrationer mot planeringsverktyget.

Samma definitioner genom hela processen

Förutom att det är effektivt att samla all data på ett och samma ställe så säkerställer man också att samma information och definitioner används genom hela processen. Budget och prognos kan utgå från samma dimensioner, historiska utfall och gemensamma affärsdefinitioner som uppföljningen, samtidigt som planeringslösningen kan fokusera på det den är byggd för: budget, prognos och planering. Med en gemensam dataplattform och en tydlig ansvarsfördelning mellan systemen blir det enklare att hålla ihop hela flödet – från utfall och planering till rapportering och analys.

Vill du veta mer? Kontakta oss!

‍