Underhållsplan, budget och projekt i ett gemensamt flöde

Många fastighetsbolag har idag systemstöd för underhållsplanering, åtminstone på pappret. I praktiken ser det ofta annorlunda ut då underhållsplanen ofta hamnar i Excel, budget och prognos hanteras på ett annat håll och när en åtgärd ska genomföras behöver informationen vidare till projektstyrningen.

Claes Bergström arbetar nära fastighetsbolag med just de här frågorna och ser ett tydligt behov av att få ihop delarna bättre. Framför allt handlar det om att skapa ett arbetssätt där förvaltningen kan arbeta löpande med sina åtgärder, samtidigt som informationen hänger ihop med budget, prognos och projekt.

När underhållsplan och budget lever var för sig

En utmaning är att kostnader i underhållsplanen kan bedömas på olika sätt. En person utgår från faktiska referenspriser medan en annan gör sin bedömning utifrån tidigare erfarenhet. Lägg till flera Excelversioner och olika arbetssätt så blir underhållsplanen lätt beroende av vem som har lagt upp den.

Det var en av anledningarna till att Claes började titta på hur arbetssättet kunde förbättras. Hans erfarenhet är att många fastighetsbolag egentligen har systemstöd för underhållsplanering i sin systemkarta, exempelvis genom fastighetssystemet, men ändå arbetar mycket i Excel.

Tanken med lösningen som Claes tagit fram är därför att behålla mycket av den flexibilitet som gör Excel användbart för förvaltaren, men koppla arbetet direkt till budget, prognos och projektstyrning.

Från långsiktig plan till konkreta prioriteringar

En underhållsplan sträcker sig ofta flera år framåt, men det är den ekonomiska ramen som sätter förutsättningarna för vad som faktiskt kan genomföras här och nu. En annan viktig faktor är mängden oplanerat underhåll. Ju mer som behöver hanteras akut, desto mindre utrymme finns för de planerade åtgärderna. Därför behöver underhållsplanen vara något man arbetar med löpande, inte något som plockas fram när det är dags att lägga budget.

När förvaltaren kontinuerligt kan lägga till, ändra och prioritera åtgärder på sina fastigheter blir arbetet inför budgeten betydligt enklare. Då finns redan ett aktuellt underlag att utgå från när det är dags att prioritera utifrån den ekonomiska ram man fått.

Koppla ihop underhållsplanen med budgeten

När underhållsplaneringen kopplas direkt till budget och prognos minskar behovet av att flytta och sammanställa information manuellt. Samtidigt blir det tydligare vad kostnaden för en fastighet faktiskt består av. Planerade åtgärder kan direkt ge en uppdaterad kostnadsbild och hamna på rätt konto i budgeten. Förvaltaren kan sedan arbeta vidare med underhållsplanen och prioritera bland åtgärderna för att komma ner till den kostnadsram som verksamheten har att förhålla sig till.

En annan viktig del är tiden som idag går åt till att hålla reda på vilka åtgärder en fastighet behöver framåt och kommunicera detta vidare inom organisationen. När informationen finns samlad blir det enklare för både förvaltning och ekonomi att arbeta utifrån samma underlag.

Följ åtgärden hela vägen till genomförande

En planerad underhållsåtgärd behöver så småningom bli något som faktiskt genomförs. Därför behöver det också finnas en koppling från den ursprungliga underhållsplanen, via budgeten och vidare till projektet.

I lösningen som Claes visar går det att följa den kedjan. En planerad åtgärd går via budget och prognos vidare till projektstyrningen. När projektet sedan genomförs går det att följa utfallet i redovisningen och jämföra det med åtgärden och kostnaden som låg till grund för beslutet i budgeten. Det ger en tydligare bild av vad som planerades, vad man fattade beslut om och vad det faktiskt kostade när arbetet genomfördes.

Oplanerat underhåll

Allt går inte att förutse när budgeten läggs. Under året kan det dyka upp underhållsåtgärder som behöver hanteras direkt och som inte fanns med i den ursprungliga planen.

För de oplanerade åtgärderna finns stöd direkt i projektstyrningen. Där kan referensprislistan användas för att uppskatta kostnaden för en ny åtgärd. Utförandeåret sätts automatiskt till det år projektet genomförs och priset indexjusteras för att ge en så aktuell kostnadsbild som möjligt.

Precis som för det planerade underhållet går det också att samla flera åtgärder inom samma projekt. På så sätt kan även sådant som inte gick att förutse i underhållsplanen hanteras inom samma arbetssätt.

Se hur det fungerar i praktiken

I vårt webinar Från underhållsplan till budget och projekt visar Claes Bergström och Mats Hedberg hur hela flödet kan hanteras i Planacy. De går igenom hur ni kan arbeta från underhållsplan och prislista till budget, prognos, projekt och uppföljning.

Se webinaret i efterhand här.

‍