Vad är nyckeltal och hur väljer man rätt KPI?

Alla företag som vill bedriva en framgångsrik verksamhet måste på något sätt säkerställa att intäkterna överstiger kostnaderna under en given tidsperiod. Utöver detta kan företaget ha andra viktiga mål, som exempelvis låg sjukfrånvaro, höga marginaler eller positivt kassaflöde. För att kunna mäta och styra verksamheten mot dessa mål används KPI (Key Performance Indicators), eller på svenska nyckeltal. Det är viktigt att förstå att detta är ett omfattande område som kan kräva en hel yrkeskarriär för att fördjupa sig och bli expert inom. Syftet med denna blogg är att ge en översikt av de olika typer av nyckeltal och ge insikt i vad man bör tänka på när man väljer och tar fram de som är mest relevanta för just er verksamhet.

‍

Olika typer av nyckeltal

Det finns en mängd olika nyckeltal och väldigt grovt kan dessa delas in i tre kategorier; finansiella nyckeltal, lönsamhetsmått och verksamhetsmått.  

‍

Finansiella nyckeltal

Finansiella nyckeltal, också kallade ekonomiska nyckeltal, som exempelvis soliditet, likviditet och skuldsättningsgrad, är centrala mätvärden inom verksamhetsanalys. Dessa nyckeltal är ofta vad man först tänker på när man hör begreppet KPI, och de görs ofta publika för att externa investerare ska kunna bedöma företagets hälsa och utveckling. Internt används dessa tal för att identifiera risker och hitta förbättringsområden. Eftersom finansiella nyckeltal är relativt enkla att ta fram används de också flitigt för att jämföra företaget med konkurrenter och branschstandarder.

‍

Lönsamhetsmått

Ett av de mest använda KPI inom detta område är vinstmarginalen, som kan beräknas på olika sätt och i flera varianter. Genom att analysera lönsamheten i olika delar av verksamheten kan man identifiera både problemområden och framgångsrika delar.

‍

Verksamhetsmått

Verksamhetsmått är nyckeltal som är utformade för att mäta och utvärdera verksamhetens effektivitet och produktivitet. De ger en bild av hur dina resurser, som kapital och personal, presterar. Ökar kapitalet? Finns det en hög personalomsättning? Hur ser sjukfrånvaron ut? Dessa frågor kan besvaras med hjälp av relevanta nyckeltal.

Mer om finansiella nyckeltal

När det gäller finansiella nyckeltal ligger fokus på att förstå företagets ekonomiska flöden, såsom inflöden, utflöden och marginaler. Generellt delas finansiella nyckeltal in i fyra huvudkategorier:

‍

Marginalmått

Dessa nyckeltal mäter resultatet i förhållande till företagets omsättning. Om en produkt har låg bruttovinstmarginal kan det vara nödvändigt att antingen byta ut produkten eller analysera hur lönsamheten kan förbättras. Exempel på marginalmått kan vara bruttomarginal (Bruttomarginal = (Totala Intäkter − Kostnad såld vara) / Totala Intäkter × 100). Bruttomarginalen är användbar för att analysera en prissättningsstrategi och kostnadskontroll.  

Ytterligare ett exempel på marginalmått är “Vinstmarginal efter skatt” där vi mäter hur effektivt verksamheten omvandlar intäkter till ren vinst. En låg marginal tyder på brister i hur man hanterar kostnader eller prissätter. Vinstmarginalen räknas ut genom att dividera nettovinsten efter skatt med totala intäkter. Ju högre värde desto högre vinstmarginal.

‍

Avkastningsmått

Dessa nyckeltal bedömer hur väl företagets kapital förvaltas. Det kan jämföras med att investera pengar i andra alternativ, som aktier. Frågan är om investeringen ger tillräckligt hög avkastning för att motivera fortsatt satsning. Exempel på avkastningsmått är “avkastning på totalt kapital” (nettorresultatet / Eget kapital) samt “avkastning på justerat eget kapital” (rörelseresultat + finansiella intäkter / balansomslutning).  

Skillnaden på dessa nyckeltal är att i det totala kapitalet inkluderas även företagets finasiella intäkter i procent till balansomslutningen. Observera att finansiella intäkter inkluderar finansiella investeringar vilka kan vara negativa!  

‍

Soliditet

Soliditeten, som representerar andelen eget kapital, visar företagets långsiktiga stabilitet och förmåga att betala skulder. En soliditet på över 30 % anses ofta vara godtagbar i de flesta branscher. Inom fastighetsbranschen kan denna siffra vara lägre, eftersom företagen ofta har stora lån med långa löptider. Ett företag med låg soliditet är ofta högre belånat, vilket ökar riskerna, särskilt under ekonomiskt svåra tider. Företag med hög soliditet däremot, är bättre rustade att hantera finansiella bakslag utan att äventyra sin verksamhet.

Soliditet beräknas genom att dela företagets eget kapital med dess totala tillgångar: Soliditet = Eget kapital / Totala tillgångar x 100, ju högre värde desto högre soliditet.

‍

Kassalikviditet

Detta mått anger företagets kortsiktiga betalningsförmåga och bör ligga på minst 200 %, vilket innebär att företaget har dubbelt så mycket i likvida medel och omsättningstillgångar som kortfristiga skulder. Företag med kassalikviditet under 100 % kan däremot få problem att betala sina skulder i tid.

Kassalikviditeten beräknas genom att dividera företagets omsättningstillgångar med dess kortfristiga skulder: Kassalikviditet = Omsättningstillgångar / Kortfristiga skulder

Vad som är ett gott resultat kan skilja sig från verksamhet till verksamhet och bransch till bransch men du bör sträva efter ett värde högre än ett. Här rekommenderar vi att man i ett system (som exempelvis Planacy) löpande analyserar sitt kassaflöde.  

Att jobba med Nyckeltal

I ert arbete med nyckeltal är det viktigt att tänka igenom följande frågeställningar:

1. Hur definierar man ett nyckeltal?

För att ett nyckeltal ska vara effektivt och tillförlitligt måste det finnas en gemensam förståelse i organisationen för hur det beräknas. Om controllerteamet har en definition som skiljer sig från resten av verksamheten kan det leda till förvirring och inkonsekvens.

➡️ Se till att gå igenom och specificera hur varje nyckeltal beräknas!

2. Vilka nyckeltal är viktiga?

Det är lätt att överväldigas av för många nyckeltal. Det är vanligt att organisationer försöker följa 20–30 olika KPI, vilket oftast leder till mer arbete än nytta. För många nyckeltal kan ge motstridiga signaler och försvåra beslutsfattandet.

➡️ Identifiera vilka nyckeltal som verkligen är betydelsefulla för din organisation!

3. Hur ska nyckeltalen styra prognosen?

Väldefinierade och allmänt accepterade nyckeltal gör det lättare att arbeta drivarbaserat i prognosarbetet. Genom att förutse hur olika delar av nyckeltalen förändras kan verksamheten göra uppskattningar som omvandlas till ekonomiska resultat.

➡️ Exempel: Hyreskostnad per kvadratmeter – där varje fastighetsansvarig vet antalet kvadratmeter och kan uppskatta förändringar i hyran per enhet.

➡ Marginalmått – dessa ger möjlighet att uppskatta både intäkter och kostnader, vilket förenklar prognosarbetet jämfört med att behöva separera beräkningar för omsättning och kostnader.

‍

Färre, men rätt valda KPI:er ger bättre styrning och prognoser

Företag tenderar ofta att ha för många KPI, istället för få. Att styra den finansiella verksamheten blir betydligt svårare när det krävs 30 olika hastighetsmätare istället för 5-6 stycken. Därför är det viktigt att noggrant välja de nyckeltal som är mest relevanta för verksamheten och branschen företaget verkar inom. För inspiration kring ytterligare nyckeltal kan man besöka SCB hemsida, där ett helt batteri av förslag och definitioner finns tillgängligt. När de viktigaste nyckeltalen är identifierade blir arbetet med prognostisering och budgetering betydligt enklare. Genom att utgå från befintliga KPI:er kan organisationen göra en så kallad ”bottom down-analys” och fylla i framtidsprognoser baserat på historiska utfall och trender. Är bedömningen att marginalen kommer att öka eller minska? Förväntas intäkt per anställd förändras? Dessa prognoser, med ett fåtal datapunkter, kan enkelt översättas till konkreta ekonomiska resultat. Det som mäts får uppmärksamhet och blir genomfört, genom att mäta och följa upp sina nyckeltal styrs organisationens fokus och agerande därefter.

‍

Vill du veta mer?

Vi hoppas detta ger en viss vägledning i ert arbete med att ta fram effektiva nyckeltal och underlätta prognosarbetet. Vill ni förenkla processen ytterligare kan ni överväga ett verktyg som Planacy, där inmatningsprocesser enkelt kan skapas och underhållas. Hör av dig till oss så berättar vi mer!

‍